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Microsoft Teams, conceptos y tecnología (Parte I)

Uno de los servicios más de “moda” en O365 es como todos sabéis Microsoft Teams, por donde parece que va a girar una buena parte del ecosistema de colaboración (comunicar, compartir, archivar, reunir). Microsoft Teams no sólo es una herramienta de mensajería, sino una suite estupenda para entornos de colaboración y productividad en tiempo real, además de ofrecer un único punto de comunicación nos permite conectar diferentes herramientas externas (SharePoint, OneDrive, DropBox, OneNote, OneDrive, Planner, PowerBI y así hasta más de 35 aplicaciones a día de hoy).  Para poder tener acceso a Microsoft Teams necesitamos tener uno de los siguientes planes:

Se puede acceder a Microsoft TEAMS desde nuestro navegador (https://teams.microsoft.com) o desde las aplicación para las diferentes plataformas soportadas (https://teams.microsoft.com/downloads):

Microsoft Teams utiliza varias tecnologías a la vez, puesto que las necesita para ofrecer los diferentes servicios que los usuarios finales consumen.   Microsoft Teams creará un grupo de O365, un sitio de SharePoint Online (completo con una biblioteca de documentos) y un buzón de Exchange Online para dicho grupo (se utilizará para almacenar información, como invitaciones a reuniones). Como vemos, utiliza casi toda la suite de O35 para ofrecer una excepcional experiencia de uso, además de seguir utilizando las herramientas a las cuales están acostumbrados los usuarios. A continuación veremos que integración tiene con cada solución:

  • SharePoint On-line: Con cada equipo que creemos se creará un site con una biblioteca de documentos, la cual se utilizará por defecto para almacenar información por parte de los usuarios. No se pueden (no se deben) crear bibliotecas en el site de SharePoint On-line de forma manual, porque no serán accesibles de forma transparente desde Teams
  • Grupos de O365: Se crea cuando alguien crea un nuevo equipo en Teams, los miembros de dicho grupo tendrán acceso al equipo creado. Aunque estos grupos los podéis ver desde el panel de administración de O365, no se recomienda modificar sus miembros desde dicha consola, sino desde Teams directamente. Además, ahora podemos utilizar grupos de O365 que ya tenemos creado para conectarlos a Teams
  • Exchange On-line: Si queremos que las conversaciones se puedan almacenar, participar de las características de seguridad y cumplimiento, el usuario debería tener un buzón en Exchange On-line. Si los usuarios tienen un buzón de correo en On-Premises, podrán crear equipos y canales y unirse a ellos, agregar y configurar fichas y bots, y chatear y llamar. Sin embargo, no pueden modificar imágenes de perfil de usuario, crear o ver reuniones ni agregar y configurar conectores
  • OneDrive For Business: Los chat privados se almacenan en la carpeta de OneDrive for Business del remitente, y se conceden permiso a todos los participantes para poder acceder. Al igual que si compartimos documentos, si en un chat privado queremos compartir documentos entre los diferentes usuarios, sino tienen OneDrive no podrán compartir nada.

Está claro que todo tiene su relación, por lo que para tener todas las opciones disponibles para un usuario, debe tener licencia para toda la suite de O365 (Exchange On-line, SharePoint On-Line, OnDrivefB). Ahora veamos donde se almacena la información de Teams cuando creamos un equipo, puesto que siempre se crea un SITE en SharePoint y una biblioteca de documentos que tendremos disponibles desde el canal General creado por defecto:

El canal General tiene como biblioteca conectada la carpeta con su mismo nombre dentro del SITE creado para el nuevo equipo, si vamos creando más canales más de lo mismo en diferentes carpetas al mismo nivel de General. Aquí os muestro un Equipo en Teams con dos canales y como se ha configurado en SharePoint On-line:

Si ahora accedemos al canal seguridad y nos vamos a la pestaña de Archivos veremos una serie de documentos que hemos publicado en su momento, y si nos vamos a la carpeta SEGURIDAD dentro de la biblioteca de Documentos Compartidos en el SITE DEMOTEAMS (igual que el nombre del equipo), veremos que es los mismo:

Si ahora revisamos los permisos de un elemento, podemos ver los grupos de SPO por defecto que se han creado (como siempre en SPO) para este grupo:

Si ahora queremos ver que usuarios o grupos son miembros de los diferentes grupos de SPO (SharePoint On-line) para este SITE, pulsamos en las opciones de configuración y luego pulsamos en Permisos del sitio

Para los que conozcáis SPO apreciaréis que estas opciones son más limitadas que en un SITE normal, puesto que las opciones que nos muestra están modiicadas y tenemos una opción para Invitar a personas. Vamos a seguir viendo más opciones, para ello pulsamos en Configuración de permisos avanzados

Ahora estamos en la configuración de SPO en donde ya vemos los grupos de SPO y los niveles de permisos que tienen:

Si pulsamos en el nombre de cada grupo, podemos ver sus integrantes y sólo tenemos integrantes en el grupo XXX XXX Members (permisos de Editar)

 Como sólo tenemos miembros dentro del grupo Members y como sabemos se utilizan los grupos de O365, vamos a la consola de administración de O365 y a la sección de Grupos. Si ahora pulsamos sobre el nombre del grupo que queremos editar, veremos la información del grupo y ahí tenemos el propietario del grupo y los miembros del mismo.

Eso si, no se recomienda tocar la configuración de los grupos desde aquí, siempre desde Microsoft TEAMS. Eso es algo que deja MSFT muy claro, sino lo hacemos tal cual indican, podemos tener problemas de acceso u otros comportamientos anómalos.

Este artículo tenía como idea principal mostrar que es Microsoft Teams, que tecnologías necesita para funcionar y como gestionará los permisos de los equipos y canales que vayamos creando. Aquí os dejo una captura de Microsoft Teams el cual utilizaré para mostrar y comentar las diferentes opciones que tenemos disponibles:

En el próximo artículo veremos como crear un equipo y como configurar diferentes canales, además de la integración con Skype For Business On-line.

Espero que os sea de utilidad!!

Skype for Business a
Microsoft Teams, con
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