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SharePoint le dice a Teams: no me pises la URL que la necesito yo

Hoy voy a comentaros algo que seguro que os está sucediendo como nos sucede a todos, Teams está pisando las URLs de las colecciones de Sitios que luego queréis utilizar en SPO (como si en Teams no utilizásemos SPO  …) a nivel “corporativo”. Vamos, que las URL normalizadas las queréis para la parte “pública” o visible de SharePoint en vuestra intranet y el “resto” de URLs para otros servicios.

Antes de entrar directo al “problema”, aquí os dejo la “infografía” para hoy:

Antes de nada voy a explicar mis primeras líneas en este artículo, porque sino va a ser complicado que nos entendamos. En uno de mis primeros artículos de Teams he explicado las tecnologías implicadas en la creación de un Teams, aquí os lo dejo para que le deis una lectura rápida:

Cuando creamos un Teams o un Grupo de Sitio en SharePoint por defecto crearán una URL en base al nombre del Teams o Grupo a crear y todo en ello en base a la configuración inicial de SharePoint para las Sites Collections (que es realmente lo que creamos). Por defecto, cuando creamos una colección de Sitios la URL a formar es la siguiente: Https://nombretenant.sharepoint.com/SITES/NombreTeams_o_Grupo, pero siempre debajo de /SITES.

Claro, si queremos un Teams que se llame Proyectos y luego queremos crear una colección de sitios  con la plantilla de  Sitios de Grupo el nombre Proyectos la URL que nos creará será la siguiente: Https://nombretenant.sharepoint.com/SITES/Proyecto2 porque para SharePoint la URL Https://nombretenant.sharepoint.com/SITES/Proyectos ya la tiene “cogida” por la colección de sitios que habías creado con Teams. Claro, una URL con /Proyectos2 pues muy pensada no queda, además, de que es una URL que le daremos al usuario para acceder, pues casi mejor cambiarla por otra, pero esto también puede no ser la solución porque entonces el nombre del Sitio no tendrá como URL ese nombre y así rompemos la estandarización que deberíamos llevar seguir como nuestra biblia de IT.

Como una imagen (o varia) valen más que mil palabras voy a tratar de explicar mi comentario anterior, para ello, veamos donde se configura la estructura de la URL en el proceso de creación de grupos de O365. Lo primero, ir al Centro de Administración de SharePoint Online e ir la sección de Configuración:

Ahora pulsamos en Creación de sitios

Como os había comentado, la URL que vamos a tener como referencia en la creación de sitios de grupo (creado manualmente o vía Teams) será con /Sites 

Las opciones que tenemos disponibles es la de /Sites y /Teams, ahora es cuestión de que decidáis que os encaja más para los sitios de Grupo, yo voy a elegir Teams porque  mi principal creación de Sitios de Grupo serán para Teams (pero no es absolutamente relevante).

Seleccionamos la opción de Teams y pulsamos en Guadar:

Esto mismo podemos hacerlo desde la página de configuración clásica de SharePoint:

Es lo mismo que desde el centro de administración moderno, nada que comentar al respecto:

Una vez cambiado, pues ahora vemos a crear desde el Centro de administración de SharePoint una nuevo Sitio:

Vía asistente tenemos dos tipo de plantillas a elegir, Sitio de grupo será lo primero que veremos en este ejemplo, por lo que pulsamos en Sitio de Grupo:

Escribimos el nombre del Sitio y con ese nombre por defecto nos propone la dirección del sitio. Como previamente hemos cambiado a /Teams pues .. es lo que hará, la dirección del sitio que propone por defecto es /Teams/Proyecto, justo lo que hemos configurado previamente.

Si volvemos a iniciar el proceso de creación de un nuevo sitio, pero ahora elegimos Sitios de comunicación …

Ya cambia un poco el proceso, escribimos el nombre del Sitio pero ahora por defecto nos propone /Sites/Nombre-Sitio. Además, si quisiéramos cambiarlo a /Teams/Nombre-Sitio podríamos. Los sitios de publicación suelen ser sitios Corporativos, por lo que siempre es recomendable dejarlos en /Sites y que nadie nos pise las URL, sino quedarían .. por lo menos, “raras”.

Ahora vamos a intentar crear un Teams, el proceso es como siempre, aquí no podemos tocar nada más que lo que nos viene en el asistente. Comentar que, en el ejemplo anterior de creación de un Sitio no he terminado el proceso, solo lo he mostrado.

Este proceso dura unos segundos, ahora ya tenemos nuestro nuevo Teams que tiene como nombre Proyecto

Ahora vamos a revisar que URL tiene la colección de sitios creada para este Teams, para ello pulsamos en Abrir en SharePoint desde la pestaña de Archivos de nuestro Teams:

Como podéis apreciar, la URL tiene el formato elegido /Teams/Nombre-Teams

Si ahora volvemos al Centro de administración de SharePoint vemos que tenemos al URL “pillada” para nuestro Teams

Si ahora quisiéramos crear un nuevo Sitio con el nombre Proyecto .. veréis que no es posible, porque la URL del Sitio ya está cogida por nuestro Teams y además, lo único que podemos hacer es cambiar el nombre del Sitio.

Si realizamos el mismo proceso pero con los sitios de Comunicación, vemos que no tenemos problema

Entiendo que, ahora, todos estamos alineados con la idea inicial de este artículo, vamos, que si nos pillamos las URL desde Teams luego tendremos que adaptarnos con el resto de colecciones de sitios que tengamos que crear (también si creamos nuevos Teams, pero aquí el sistema escogerá una URL diferente de forma automática). Personalmente para mi, esto es un “problema”, porque hemos caído en la idea de ir en automático y no nos hemos parado a pensar en un Best Practices para la definición de nuestros Temas y nuevos Sitios de Grupo.

Para Teams el tener una URL “diferente” al nombre del Sitio no es problema, porque realmente los usuarios acceden a ella siempre mediante el cliente de Teams, por lo que que no tenga el mismo nombre que el Teams no es relevante. Pero si queremos que las URL de los sitios de grupo que vayamos creando para la organización tengan un sentido alineado con el nombre del mismo, yo propongo hacer lo siguiente.

  • Crear un Teams con un prefijo: MSTeams, MT, MST, etc… cada uno que elija el que considere
  • Renombrar el Teams: de tal forma que los nombres que ven los usuarios son coherentes (MSTProyectos .. no lo es. pero si Proyectos)

Si seguimos esta práctica, cuando creemos un Teams que se llame MTFormacion creará la URL /Teams/MTFormacion … dejando libre siempre /Teams/Formacion, algo más amigable para los usuarios. Pues bien, ahora veremos como es el proceso .. lo primero, crear el Teams y lo crearé utilizando el prefijo MS, por lo que inicialmente mi Teams se llamará MSFormacion.

Una vez creado, si vamos a la pestaña de archivos y pulsamos en Abrir en SharePoint

Veremos que la URL creada es /Teams/MTFormacion, ya no estamos ocupando /Teams/Formacion

Ahora renombramos el Teams

Los usuarios ya verán el nombre “amigable”: Formación (ya con acento, si)

Pero la URL no ha cambiado, sigue siendo /Teams/MTFormacion

Si ahora quisiéramos crear un nuevo sitio de grupo con el nombre Formación, vemos ya tenemos la dirección del sitio Disponible!!

Y una vez creado el Sitio de Grupo de Formación, podemos ver los dos sitios:

  • Sitio de Grupo (SPO): /Teams/Formacion
  • Teams: /Teams/MTFormacion

Como veis es muy sencillo, únicamente, debemos establecer una serie de buenas prácticas a seguir por todo el equipo de IT. Esto es como el no dejar que los usuario crees Grupos en O365, porque sino te irán “pillando” las URL normalizadas:

Espero que os haya sido de utilidad, cualquier comentario o propuesta adicional, por favor, en los comentarios!!

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